Kế hoạch là gì ? Lập kế hoạch như thế nào?

Khi bạn dự định làm một việc gì đó nếu không có kế hoạch định hướng từ trước. Thì mọi việc sẽ trở nên lộn xộn và không có trình tự trước sau khiến chúng ta mất phương hướng. Vì những lý do này mà kế hoạch có vai trò to lớn, là một trong những nguyên nhân quyết định sự thành bại của công việc. Thế nên bạn hãy tìm hiểu kỹ kế hoạch là gì? Lập kế hoạch ra sao?

Kế hoạch là gì – Vai trò của kế hoạch

Kế hoạch là một bảng liệt kê chi tiết lịch trình công việc được thực hiện trong một khoảng thời gian xác định. Bao gồm các chương trình hành động, thời gian thực hiện, những kết quả đạt được…Kế hoạch thể hiện rõ bằng văn bản hoặc bất thành văn thường thấy trong lĩnh vực chính trị, kinh doanh hay nhỏ hơn nữa là kế hoạch công việc của các cá nhân.

Kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ một sự kiện hay công việc nào của tập thể. Cụ thể như sau:

– Đối cá nhân: Kế hoạch là công cụ hỗ trợ các cá nhân thực hiện và xây dựng tư duy quản lý. Giúp kết nối các nguồn lực lại với nhau để cùng hành động đem lại kết quả khả quan. Tránh được những tình huống phát sinh gây cản trở cho việc thực hiện. Đồng thời giúp cá nhân có thể kiểm soát được công việc đang tiến hành ở các giai đoạn nhất định.

– Đối với doanh nghiệp: Xây dựng kế hoạch là nền tảng đầu tiên cho việc thực hiện các chiến lược mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đề ra thật chi tiết. Vì đóng vai trò quyết định và hướng tập thể làm theo. Kế hoạch có thể đem lại kết quả thành công hay thất bại nhưng nếu không có kế hoạch thì mọi thứ sẽ trở nên rời rạc, không thống nhất.

Lập kế hoạch như thế nào

Một bảng kế hoạch được xem là hoàn chỉnh khi xác định được các nội dung như sau:  

– Xác định mục tiêu và yêu cầu công việc(why): Khi xác định được mục tiêu thì mọi hành động đều có trọng tâm để hướng đến mục tiêu đề ra. Qua đó, đánh giá được tính hiệu quả của công việc.

– Xác định nội dung công việc(what) thông qua 3(where, when, who): Bao gồm các yếu tố địa điểm và không gian thực hiện công việc, thời gian thực hiện công việc, đối tượng thực hiện công việc.

– Xác định cách thức thực hiện(how): Được hiểu là tài liệu hướng dẫn cụ thể công việc. Tiêu chuẩn đặt ra là gì và cuối cùng là cách thức vận hành như thế nào.

– Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra(control, check): Kiểm tra và đo lường các đặc tính. Xác định điểm trọng yếu để kiểm soát. Kiểm tra bao gồm các công việc thực hiện với tần suất bao nhiêu một lần hoặc thường xuyên. Xác định đối tượng kiểm tra và những điểm kiểm tra trọng yếu.

– Xác định nguồn lực thực hiện(man, money, material, machine và method): Là những nhân lực, tài lực(tiền bạc), vật lực(nguyên liệu cung cấp), máy móc và phương pháp thực hiện. Bên cạnh đó, là các phương thức và phương pháp làm việc bao gồm các nguyên tắc, quy trình và quy cách tiến hành.

Các loại kế hoạch

Dựa vào sự đa dạng của các hoạt động trong lĩnh vực ngoài đời sống xã hội mà có những kế hoạch được phân loại khác nhau. Ở phạm vi nhỏ có kế hoạch cá nhân đơn thuần là những dự định học tập, vui chơi, giải trí, công việc… Kế tiếp là kế hoạch gia đình hay kế hoạch hóa gia đình.

Ở phạm vi lớn hơn kế hoạch được phân loại dựa vào các yếu tố như: thời gian (kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn, kế hoạch ngắn hạn), mức độ hoạt động (kế hoạch chiến lược, kế hoạch chiến thuật, kế hoạch tác nghiệp), phạm vi (kế hoạch tổng thể, kế hoạch bộ phận).

Giờ thì chúng ta đã biết kế hoạch là gì và thực hiện kế hoạch như thế nào. Để xây dựng cho mình một kế hoạch hoàn chỉnh trước khi thực hiện bất kỳ việc gì. Chẳng hạn đơn giản là kế hoạch học tập, thời khóa để tạo thói quen trong tư duy quản lý. Sau đó, lớn hơn là xây dựng kế hoạch cho cả tập thể, kế hoạch kinh doanh hay kế hoạch chiến lược phát triển có quy mô lớn.